Gestion Administrative et Financiere de Dispositifs de Formation H/F - Service Public

Environnement professionnel :· Mission principale du département : formation aux métiers du sport et de l'animation· Composition et effectif du département : 12 secrétaires, 25 formateurs, 1 RDD, 1RDDA· Liaisons hiérarchiques directes : Responsable adjointe au département formationset directrice adjointe, responsable du site d'Antibes. Liaisons fonctionnelles : formateurs, autres secrétaires du département, intervenantsextérieurs, accueil, services financiers
· Mission : information- accueillir, informer, orienter ;- assurer le standard téléphonique du secrétariat des formations, et les demandes parmail ;- participer à des forums et salons de l'orientation.. Mission : suivi administratif et financier de formations- mettre en oeuvre le déroulement administratif des actions de formationo gestion et suivi des inscriptions et des dossiers de financementso gestion des absences, feuilles d'émargements et suivi avec les financeurso gestion quotidienne administrative des stagiaires pendant la formation (contact avecstagiaires, les structures d'alternance, les formateurs, les partenaires...)o gestion des résultats des stagiaires et suivi des enquêtes- suivi des effectifs et des recettes (des frais d'inscriptions jusqu'aux fraispédagogiques)o création de tiers dans le logiciel comptableo facturation avant titrage selon les années budgétaireso envoi et suivi factures aux stagiaires/financeurs- tenir à jour les bases de données et fichiers statistiques pour répondre aux enquêteso export des données depuis le logiciel de formation

· Savoirs :- Connaissance des dispositifs de formation Jeunesse et Sports- Connaissances des différents dispositifs de financement de la formationprofessionnelle et procédures associées (contrats d'apprentissage, contrats deprofessionnalisation, transition pro, compte formation personnel, pôle emploi...)- Notions de comptabilité et gestion financière dans un établissement public- Connaissances du fonctionnement général du département· Savoir-faire :- Suivre des procédures (contrôlées dans le cadre de la certification QUALIOPI),ordonner et classer- Gérer plusieurs tâches en parallèle- Organiser et prioriser des tâches en fonction de l'importance et de l'urgence- Maîtriser des techniques administratives et financières (dont de nombreusesapplications selon les formations, les financements et intervenants : Remusud,Forômes, X4, Kairos, Chorus, GFI, Gepafom, EDOF, Afdas...)- Maîtriser le pack office (Word & publipostage, Excel, Outlook) et de la suite Google- Communiquer à l'oral (face à face, téléphone, softphone), à l'écrit (courriersélectroniques), et en visio-conférence (outil Lifesize)- Maitriser les outils internes du CREPS (Intranet, Easyrequest, Timmi, VPN Forticlient,CTX, ...)- Maitrise ++ de l'outil informatiqueSavoir être :- Sens du service public- Aptitudes relationnelles- Initiative, anticipation- Adaptation- Rigueur- Implication dans l'actualisation de ses connaissances professionnelles, volonté des'informer et de se former

• Statistiques
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• Gestion des ressources financières
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